Não tem jeito: se você trabalha em uma empresa já deve ter percebido a quantidade de papel usada nas mais diversas funções.
Seja por burocracia ou mesmo pela necessidade de ter impresso um documento, estima-se que o uso de papel em uma companhia chega a representar, em média, 8% do seu orçamento. Muita coisa, não é?
Claro que uma conduta voltada para reduzir o uso de papel na empresa ajudaria bastante — não só pela questão financeira mas também para incentivar práticas de conservação do ambiente, incluindo o hábito de reciclagem.
Neste artigo, falaremos um pouco mais sobre o que se pode fazer para reduzir o uso do papel. Continue a leitura e confira!
Quais são os motivos para começar?
O primeiro grande motivo é a diminuição de gastos. Parece inofensivo à primeira vista, mas o uso do papel pode acarretar muitos gastos desnecessários.
A grande questão não está apenas na utilização do material, mas também em outras ações que envolvem esse processo, como transporte, manutenção da impressora, toner de tintas e o uso de mais papéis para cópias, etc. São detalhes que muitas vezes passam despercebidos mas fazem toda a diferença para o orçamento da empresa.
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A redução do uso de papel também contribui para um ambiente mais organizado. Obviamente que sem toda aquela quantidade de papel a possibilidade de organização será melhor. Além disso, os documentos poderão ser localizados com mais eficiência e agilidade.
É impossível não saber que muitas das ações do homem têm causado problemas ao meio ambiente, gerando consequências como mudanças climáticas, alteração de ecossistemas entre outros fatores.
Por isso, muitos recursos naturais devem ser usados com moderação, e o papel é um deles, já que a sua produção tem relação com o desmatamento. Ter um compromisso com o meio ambiente não ajuda apenas a sua preservação, mas pode fazer com que os clientes tenham uma boa visão da empresa.
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Como reduzir o uso de papel na empresa?
Confira agora algumas dicas para reduzir o uso de papel no seu negócio!
Dê preferência ao digital
No ambiente empresarial, é comum que muitos arquivos impressos sejam descartados depois de lidos, o que gera um grande desperdício de papel. Com a tecnologia disponível, porém, há diversos recursos para armazenar dados digitalmente.
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Uma boa alternativa aqui é utilizar as ferramentas de armazenamento online para guardar documentos que precisam ser acessados com frequência.
Conscientize os colaboradores
Incentive o hábito de reduzir o uso entre os funcionários da sua empresa. A conscientização dos colaboradores nesse caso é fundamental, já que eles estão sempre utilizando esse material no dia a dia.
Procure informá-los sobre formas de melhorar o uso focando em práticas mais econômicas e inteligentes, como utilizar os dois lados da impressão e fazer blocos com as sobras de papel, por exemplo.
Utilize um software para lidar com as contas
Outra questão importante é o uso de um software para lidar com as contas, evitando a impressão. Hoje, existem alguns softwares de fluxo de caixa que podem ajudá-lo a organizar melhor as atividades da sua empresa.
O Flua, por exemplo, é um sistema de gestão financeira para empresas voltado mais para o fluxo de caixa. Ele pode ser muito útil na organização de documentos direcionados para as finanças, já que por meio dele você terá acesso a bons resumos da situação financeira da sua empresa.
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Entre as funcionalidades o software oferece a possibilidade de resumo financeiro, fluxo de caixa, saldos, contas a pagar e receber, relatórios simples, entre outras.
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