Montar e gerir uma empresa, independentemente do seu tamanho, pode parecer um grande desafio, não é? Mas será que existem formas práticas e eficientes de tornar essa tarefa um pouco mais fácil?
Neste post, você vai compreender como o fluxo de caixa pode ser um diferencial para pequenas e médias empresas (PMEs) e para o Microempreendedor Individual (MEI). Você descobrirá também como alavancar o uso dessa ferramenta com a utilização de um software de gestão financeira.
Por fim, mostraremos como esse processo traz não apenas ganhos financeiros para a sua organização, mas vantagens do ponto de vista prático e gerencial, melhorando a sua performance e agregando resultados positivos para o seu negócio. Vamos começar?
A importância do fluxo de caixa para PMEs e MEI
O fluxo de caixa é uma ferramenta financeira e gerencial indispensável para a gestão de qualquer tipo de empresa. De forma específica, as PMEs e MEIs podem usufruir dela para melhorar a organização tanto das tarefas de rotina quanto para a utilizar dados fornecidos para o processo de tomada de decisão.
Além do dinheiro — como o nome já indica —, o fluxo de caixa apresenta, de maneira organizada e cronológica, toda a movimentação financeira da empresa, incluindo as suas disponibilidades de recursos em contas correntes e aplicações de curto prazo. Tais valores são conhecidos como equivalentes de caixa.
Esse dinheiro deve ser comparado às entradas e saídas do período verificado para que seja obtido o fluxo de caixa. As entradas são decorrentes de recebimentos de clientes e outros valores que ingressam na empresa. As saídas são desembolsos ligados ao pagamento de contas, em sua maioria, relacionadas com a atividade da organização, como fornecedores, compras em geral, impostos e salários.
O fluxo de caixa representa o que uma empresa possui. E por que é interessante conhecer este valor? Essa é a quantidade de recursos que a organização possui disponível para gastar conforme suas necessidades, reinvestir ou ainda estar disponível para retirada dos sócios ou do proprietário.
É importante que esse controle seja feito para compreender como andam as finanças da empresa, se as vendas a prazo foram recebidas, se os pagamentos foram realmente feitos, entre outras possibilidades.
Dica: Fluxo de caixa: aprenda a fazer em 6 passos
Problemas que PMEs e MEI podem ter ao negligenciar o fluxo de caixa
Para que o fluxo de caixa seja efetivamente uma ferramenta de gestão, é preciso que ele reflita a realidade da empresa. Para que isso aconteça, porém, a atualização diária é fundamental. Assim, ele irá apresentar o saldo de disponibilidades em tempo real, possibilitando a decisão objetiva e acertada.
Ao negligenciar o seu fluxo de caixa, seja por não atualizá-lo diariamente ou por ignorar as valiosas informações que ele fornece, a empresa pode ter diversos tipos de problemas. Um deles é a falta de recursos de curto prazo ou capital de giro, como também é conhecido, utilizado para financiar as atividades rotineiras da empresa.
Esse valor geralmente é obtido na venda de mercadorias e serviços. Isso quer dizer que ele tem relação com os clientes do negócio e é utilizado para o pagamento de fornecedores e outras despesas inerentes à operação da empresa.
Sem o capital de giro, a empresa pode parar, já que ele tem influência direta nos prazos que a companhia fornece aos seus clientes, na aquisição de estoque e outros valores negociados a prazo e também nos pagamentos feitos a funcionários e quitação de impostos.
Dessa forma, usar o fluxo de caixa para analisar suas entradas e saídas e compreender melhor seus prazos e necessidades deve fazer parte da rotina de sua empresa. Negligenciar isso pode ser fatal para a continuidade dos negócios.
Outro problema que pode ser gerado pela falta de uso do fluxo de caixa é o pagamento indevido de multas e juros. Alguns empreendedores acabam arcando com esses valores e ainda têm outros problemas administrativos justamente porque não controlam o vencimento de seus títulos.
Implementar e controlar o fluxo de caixa ajuda a evitar esse tipo de esquecimento e, com isso, gera economias e evita a dor de cabeça que o atraso ou o não pagamento de um título pode proporcionar na vida de um empresário.
E do ponto de vista dos recebimentos, quais são os problemas que podem surgir ao negligenciar o fluxo de caixa?
A inadimplência é uma das grandes queixas das empresas. Controlar o fluxo de caixa com alta frequência permite que sejam identificados os eventuais clientes em atraso. Assim, iniciar a cobrança e tentar evitar perdas maiores, negociando o recebimento desses recursos.
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O que é um software de gestão financeira voltado para o fluxo de caixa
A implementação de um fluxo de caixa deve contar com o uso de ferramentas que permitam otimizar o processo. Essas soluções são necessárias para padronizar e integrar tarefas, deixar os registros mais rápidos e objetivos, gerando economia de tempo, dinheiro e recursos humanos em sua empresa.
Com o uso de um software de gestão financeira voltado para o fluxo de caixa, além da objetividade e rapidez, outra questão muito importante é a segurança dos dados. O uso de certificados de segurança digital restringe e garante os acessos, fazendo com que eles estejam devidamente armazenados, acessíveis de qualquer computador, mas ainda com garantia de acesso restrito aos dados de sua empresa.
Outra grande sacada e que pode ser o diferencial para a sua organização crescer são as possibilidades de filtros. Com o uso desse tipo de seleção, você pode ter uma visão do fluxo de caixa da sua empresa de diferentes ângulos, por tipo de cliente ou fornecedor, entre outras possibilidades que facilitam a rotina empresarial.
Para aqueles que têm um grande volume de contas a pagar, o uso de um software de gestão de fluxo de caixa auxilia principalmente no que diz respeito a valores parcelados ou ainda os que se repetem mensalmente, facilitando e agilizando o seu controle.
Para evitar a saída desnecessária de recursos, o sistema de gestão também permite o agendamento de títulos. O recurso deixa as contas sempre em dia, preservando a empresa no caso de multas, juros e outros problemas administrativos.
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Vantagens do uso de um sistema de gestão financeira
As vantagens do uso de um sistema de gestão financeira são inúmeras e podem ser diretas ou indiretas, do ponto de vista financeiro e também do gerencial. Além de permitir uma melhor organização do MEI ou da PME, ainda modernizam a empresa, auxiliam na racionalização do tempo, evitam erros e retrabalhos.
Com o uso de soluções tecnológicas, existe a tranquilidade para que o gestor possa focar em outras áreas, já que os processos ficam integrados e objetivos, garantindo qualidade na geração da informação.
Um bom sistema de gestão e o fluxo de caixa também evita o desperdício de recursos financeiros. Com o uso do software, é possível ter uma visão mais racional dos recursos, evitar a falta de capital de giro e ainda utilizar recursos, caso existam disponibilidades excedentes, de forma alternativa, buscando sempre as melhores opções para a organização.
Investir em tecnologia e no fluxo de caixa permite gerenciar as entradas e saídas. Com o sistema de gestão é possível conhecer quem são seus clientes, qual o valor de suas vendas, qual a época de maior e menor saída de seus produtos e serviços.
Com base nesses dados é possível, por exemplo, fazer a criação de uma reserva para eventuais períodos de dificuldade, evitando a descapitalização. Outra vantagem é a busca, se for necessário, de fontes de financiamento, com juros mais acessíveis e melhores condições de pagamento adequadas à sua realidade.
Caso você esteja pensando em crescer e para isso precise investir também, será possível fazer projeções com o fluxo de caixa e os dados inseridos no software de gestão financeira. Essas soluções permitem que os registros históricos sejam usados para compreender toda a movimentação da sua empresa.
Posteriormente, com o auxílio do software de gestão, poderá ser gerado o fluxo de caixa projetado. A demonstração possibilitará uma visão do futuro da organização. Com base nesses dados, você saberá como sua empresará estará, se possuirá recursos ou ainda se será necessário buscar empréstimos ou financiamentos para suas necessidades de crescimento.
Você acabou de ver que o fluxo de caixa possui grande destaque dentro da gestão financeira e que ele se adapta perfeitamente dentro do contexto das PMEs e MEI. Esses tipos de organização, de forma específica, podem usar e abusar da ferramenta e evitar diversos problemas que vão desde a falta de capital de giro, o pagamento indevido de multas e juros e a melhoria na cobrança de clientes, o que tem impacto direto na inadimplência.
Mas de nada adianta ter um fluxo de caixa e não atualizá-lo diariamente e não buscar formas de otimizá-lo. Assim, cabe ao empreendedor buscar soluções integradas e automatizadas, compreender que o uso de uma boa ferramenta trará diversos tipos de vantagem que vão desde a economia de recursos financeiros e humanos, passando pela melhoria de processos até a diminuição de erros e retrabalhos e inúmeras possibilidades de análises.
Gerar diferentes tipos de relatórios, acompanhar o fluxo de caixa por ângulos diversificados e controlar vários aspectos ao mesmo tempo são mais algumas das conveniências possibilitadas pelo software de gestão financeira e que farão a diferença não só para a estabilidade financeira da sua empresa, mas para que ela cresça e se destaque no mercado.
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