Independentemente do tamanho de sua empresa, a organização financeira é um item essencial para a manutenção de suas atividades e crescimento do negócio. Assim, utilizar ferramentas financeiras que permitam a sua organização e planejamento, é primordial para se destacar em um mercado cada vez mais dinâmico.
Neste post, você compreenderá o que é o fluxo de caixa e aprenderá a fazê-lo em 6 passos, além de entender os cuidados e vantagens desta poderosa ferramenta. Confira!
1. Entenda o fluxo de caixa
Apesar do nome, o fluxo de caixa não deve ser considerado apenas referente ao dinheiro da empresa. Em sua elaboração, devem ser considerados também aqueles valores que estão na conta corrente e nas aplicações de curto prazo. Estes valores são considerados equivalentes de caixa devido à facilidade para conversão em dinheiro no caso de necessidade de utilização.
Após separar os saldos dos valores de caixa e equivalentes, é preciso adicionalmente separar e registrar os valores referentes às entradas e saídas de recursos financeiros. As entradas são todos os valores recebidos por sua empresa, na maioria, representadas por recebimentos de clientes por vendas de produtos ou serviços.
No caso das saídas, a relação é feita com a atividade principal de sua companhia; assim, são mais comuns os pagamentos de salários, de fornecedores e de outras contas do dia a dia para que a empresa possa operar.
2. Utilize um software de gestão
A utilização de soluções integradas e diferenciadas permite, além de maior organização nas suas finanças, que você contabilize e reconheça toda a movimentação de forma fácil e rápida. Além disso, com o uso da tecnologia, é possível o acesso de diferentes lugares, garantindo agilidade e rapidez à inserção e consulta de dados.
Dica: O Flua é um sistema para gestão de fluxo de caixa que te ajuda a manter organizada a sua rotina financeira, resumindo contas a pagar e a receber do mês, saldos realizados e previstos, relatórios completos com dados precisos e de fácil entendimento.
Os softwares de gestão como o Flua também permitem diferentes tipos de acesso, o que pode ser essencial para empresas com muitos colaboradores ou que desejam que estes tenham acessos diferenciados às contas corporativas.
Além disso, um bom software de gestão permite o recebimento de lembretes para que você não fique com as contas em atraso e também possa controlar os seus recebimentos. Outra facilidade, são as ferramentas que vão te auxiliar, com dados confiáveis e objetivos, no processo de tomada de decisão.
3. Crie categorias
Com a utilização de software de gestão, você pode expandir a utilização do seu fluxo de caixa, permitindo que este seja uma excelente ferramenta de gestão. Para que possa utilizar os dados gerados pelo fluxo de caixa no processo de tomada de decisão, é preciso agrupar tanto as entradas quanto as saídas de acordo com categorias.
No caso dos gastos, é possível compreender para onde está indo o dinheiro de sua empresa, possibilitando, dentro do seu planejamento, substituir alguns custos ou mesmo cortar aqueles que impactam negativamente no resultado. Referente às receitas, você deve agrupá-las para conhecer quem são os seus principais clientes, qual a periodicidade de compra ou ainda o valor do ticket médio de cada um em seu negócio.
Dica: Contas a pagar e a receber: como (e por que) mantê-las em ordem
Tanto despesas quanto receitas são importantes dados para o processo de tomada de decisão, e estudar o comportamento destes elementos é essencial para manter e melhorar os resultados da companhia.
Os gastos também podem ser classificados em fixos e variáveis, o que o ajudará a compreender quais são essenciais e ocorrem todos os meses e os que podem, com planejamento e organização, ser repensados dentro da estrutura da sua organização.
4. Atualize diariamente
Para que os dados de entradas e saídas possam refletir a realidade financeira da empresa, um dos passos mais importantes da elaboração do fluxo de caixa é a inserção diária da movimentação contábil. Procure inserir na rotina de sua companhia a conferência de valores de caixa, extratos, pagamentos e recebimentos e a inserção destes em seu controle de fluxo de caixa.
A atualização diária é essencial para que você conheça a realidade da organização, permitindo saber se existem ou não recursos e se estes podem ser utilizados em caso de necessidade de capital. Além disso, esta conferência permite evitar que contas fiquem em atraso, furtando-se do pagamento de multas e juros e também possíveis problemas com inadimplência de clientes.
5. Cuidado com os cheques pré-datados
Os cheques pré-datados merecem um cuidado especial na elaboração do seu fluxo de caixa. Tanto aqueles que foram recebidos de clientes quanto os que são utilizados para o pagamento de seus fornecedores e outras contas somente deverão ser registrados na data em que efetivamente fizerem parte da movimentação financeira da empresa.
Para evitar problemas na hora de reconhecer os cheques, recomenda-se utilizar um controle adicional e somente inserir as entradas e saídas quando os cheques forem compensados ou entrarem em sua conta bancária.
A inclusão destes valores de forma antecipada e equivocada pode comprometer a real eficácia de seu fluxo de caixa, dando uma falsa impressão sobre valores acessíveis ou não em suas disponibilidades.
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6. Projete suas finanças
Outro passo mais gerencial do fluxo de caixa é a projeção dos resultados. Com a projeção do fluxo de caixa, é possível conhecer de forma antecipada como estarão as suas finanças em determinado período futuro e, com isso, você pode determinar se haverá necessidade de capital de giro, empréstimos ou outro tipo de movimentação financeira.
A projeção também permite que você saiba se poderá adquirir aquela máquina de que precisa ou ainda se terá dinheiro para reinvestir na empresa ou de acordo com os seus planos. Adicionalmente, a projeção ajuda a compreender os períodos de sazonalidade, ou seja, maior e menor entrada de recursos, e possibilita que seja feita uma reserva de capital para períodos mais difíceis.
Como você viu, para elaborar um fluxo de caixa eficiente, é preciso, primeiramente, entender como funciona o método. Depois, é essencial utilizar um bom software de gestão, criar categorias e atualizar diariamente a ferramenta. Também é preciso ficar atento aos cheques pré-datados e utilizar a projeção do fluxo de caixa para prever possíveis necessidades ou sobras de caixa.
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