Muitos gestores ficam estressados com a grande quantidade de dados aleatórios que visualizam por dia. No entanto, com um pouco de organização, é possível amenizar esse sofrimento. Algo que pode ajudar é fazer uma planilha de orçamento de serviços.
Quer descobrir como elaborar uma para o pequeno negócio? Então, não percas as valiosas dicas que daremos neste post!
Qual a importância de uma planilha de orçamento de serviços?
Ter uma planilha de orçamento de serviços traz vários benefícios. Um deles, como já citado, é a organização. Essa é uma vantagem tanto para a pequena empresa como para o micro empreendedor individual (MEI), que terá um arquivo com dados importantes sobre as demandas realizadas.
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Além disso, outras tarefas são otimizadas, como o fornecimento rápido de orçamentos de serviços, resultando assim, na satisfação dos clientes. Até mesmo a produtividade dos colaboradores é melhorada com a ajuda da planilha.
Afinal, eles conseguirão atender mais clientes e não ficarão exaustos com a desgastante tarefa manual de calcular valores para cada orçamento solicitado. Em resumo, a organização se torna mais bem-sucedida, favorecendo a imagem corporativa.
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Como elaborar uma planilha para a empresa?
Não é necessário um modelo de planilha de orçamento de serviços complexo, que pode confundir os colaboradores. Com algumas colunas essenciais, é possível montar um arquivo eficiente, prático e organizado. Confira!
1. Atribua uma composição de preços
A composição de preços unitários (CPU) é um processo que relaciona todos os custos que compõe um determinado serviço. Entre esses gastos estão:
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- a mão de obra;
- os materiais utilizados;
- o tempo e o nível de especialização da atividade.
Além disso, é necessário que uma das colunas da planilha seja para apresentar a descrição dos serviços. Essa informação será breve e específica, com algumas palavras-chave que revelem a atividade e facilitem a busca dos colaboradores.
2. Levante os custos indiretos
Também é importante separar em uma coluna os custos indiretos. Mas o que isso significa? Diferente dos gastos apresentados no tópico anterior, os custos diretos não podem ser mensurados.
Por exemplo, quanto de energia elétrica um computador consome durante um dia de trabalho? Não há como saber, mas esse custo precisa ser repassado para o orçamento de serviços. Nesse caso, é feita uma média que será dividida entre os orçamentos.
3. Especifique a condição de pagamento
Haverá também uma coluna com a data, o período de execução do serviço e as condições de pagamento (á vista, parcelado no cartão de crédito ou cheque).
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Ademais, os custos que envolvem as formas de quitação (como os juros e a correção monetária dos parcelamentos) também são alistados aqui. É importante ressaltar que esses dados revelam muito sobre o perfil do cliente.
4. Inclua descontos
Se forem oferecidos descontos, promoções ou outras condições especiais para o pagamento, esses números devem ser incluídos em uma coluna específica, que esteja vinculada ao preço final.
Por exemplo, imagine que um cliente comprou um produto à vista e a empresa resolveu conceder um desconto. Essa prática é vantajosa, pois o consumidor ficará satisfeito e a empresa evitará ter que lançar nas planilhas os custos vindos de outras formas de pagamento com a emissão de boletos, faturas e o tempo gasto com os lançamentos.
5. Utilize um software de gestão
Há uma maneira muito prática para complementar uma planilha de orçamento de serviços: implantando um software de gestão. Essa tecnologia automatiza demandas importantes dos microempreendimentos. Para isso, basta que os colaboradores insiram as informações financeiras na aplicação virtual.
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Daí, elas serão organizadas e repassadas rapidamente para os clientes. Além disso, essa tecnologia ajuda no controle das finanças e oferece uma previsibilidade de receitas.
Isso é possível por meio de funcionalidades como gráficos, relatórios financeiros e indicadores que apresentam a realidade do fluxo de caixa. Em resumo, a gestão financeira da empresa fica mais eficiente e saudável.
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Enfim, como vimos neste post, a gestão do orçamento de serviços não precisa ser mais uma dor de cabeça para o gestor. Seguindo nossas dicas, a empresa certamente será bem-sucedida nesse processo.
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